PROCEDURE DE DEPOT DE LA DEMANDE DE SOUTENANCE
Une fois votre manuscrit de thèse terminé et votre jury de thèse constitué, strictement selon les consignes ci-dessous, vous pourrez commencer votre demande de soutenance sur ADUM.
Les délais règlementaires sont :
- 8 semaines de délai entre le dépôt du manuscrit et la date de soutenance
- Les rapporteurs doivent rendre leurs rapports au plus tard 3 semaines avant la soutenance.
- Les délais sont rallongés en période estivale et pendant les fêtes de fin d'année
Prérequis pour la soutenance de thèse :
- Avoir validé 100h de formations (50h professionnalisantes et 50h scientifiques) dont "Ethique de la Recherche", "Intégrité Scientifique" et "sensibilisation à la science ouverte"-Formations OBLIGATOIRES-
- Avoir déposé auprès de la scolarité pour LES RAPPORTEURS NON HDR et UN MOIS avant le "dépot" du dossier de demande de soutenance, un CV détaillé expliquant la pertinence de leur présence au jury qui sera étudiée par le Collège doctoral qui se réunit généralement tous les 2ème lundi du mois.
Les demandes de soutenance de thèse se font exclusivement de façon dématérialisée via l'application ADUM.
A cet effet, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-dessous un lien qui vous permettra d'accéder au mode opératoire relatif à cette nouvelle procédure.
Mode opératoire à l'attention des doctorants : https://www.univ-amu.fr/fr/media/20218
Mode opératoire à l'attention des encadrants : https://www.univ-amu.fr/fr/media/20217
Attention: le dépôt du manuscrit doit être fait en même temps que la demande de soutenance, 8 semaines au plus tard avant la date de soutenance.
Ce dépôt est obligatoire : la scolarité ne peut techniquement pas traiter la demande si le dépôt n'est pas fait.
Si le dépôt n'est pas fait dans le délai, cela bloque la procédure pour le doctorant, qui ne peut plus déposer son manuscrit et la date de soutenance devra alors être repoussée.
Les pré-rapporteurs sont nommés lorsqu'ils reçoivent le courrier automatique de désignation, et ils reçoivent également un lien leur permettant de télécharger le manuscrit. C'est pour cela que celui-ci doit être absolument prêt au moment du dépôt de la demande.
Cette date butoir n'est plus négociable à partir de janvier 2023.
POUR LES DIRECTEURS ET DIRECTRICES DE THÈSE : La signature du.de la directeur.trice sur le formulaire de demande de soutenance signifie qu'il.elle en a vérifié et validé tous les éléments (titre exact pour les différents membres du jury, coordonnées, libellé du sujet etc…).
ATTENTION À BIEN LIRE LES INSTRUCTIONS SUR ADUM : il vous faudra joindre un certain nombre de documents au moment où vous déposerez la demande de soutenance:
— Si vous avez bénéficié d'une dispense d'heures de formation, l'Attestation Récapitulative des Formations suivies par le.la candidat.e, à télécharger par le.la doctorant.e sur son ESPACE PERSONNEL ADUM et déjà signée au préalable par la directrice de l'École Doctorale + la page de couverture de la thèse aux normes indiquées dans la rubrique "présenter sa thèse" + les pages d'affidavit signées aux normes indiquées dans la rubrique "présenter sa thèse" + un résumé en français et un résumé en anglais, avec leurs mots-clefs + la liste des publications et interventions faites pendant le doctorat.
POUR UNE SOUTENANCE DE THÈSE ENTIÈREMENT EN VISIO
Bien s'assurer de respecter les modalités résumées dans ce document. Si la thèse est en cotutelle, il faut obtenir l’accord de l’établissement partenaire sur les modalités de la soutenance de thèse en visio.
Il faut s'assurer en amont que les conditions techniques mises en oeuvre pour la soutenance garantissent au.à la doctorant.e et à tous les membres du jury une participation effective, continue et simultanée aux débats, ainsi que la confidentialité des délibérations du jury.
Par ailleurs, chaque membre du jury participant par visioconférence doit remplir et signer la fiche de délégation de signature et la retourner au.à la président.e du jury par voie électronique à l’issue de la soutenance.
À l'issue de la soutenance, le.la président.e du jury doit remplir l’attestation (document ici) garantissant que les conditions dans lesquelles la soutenance de la thèse s’est déroulée ont permis une évaluation objective des qualités du.de la doctorant.e et de son travail.
Composer le jury de soutenance
ATTENTION, LES MEMBRES NON HDR doivent déposer auprès de la scolarité UN MOIS avant le "dépot" du dossier de demande de soutenance, un CV détaillé expliquant la pertinence de leur présence au jury qui sera étudiée par le Collège doctoral, qui se réunit généralement tous les 2ème lundi du mois.
Le jury de thèse doit être composé par le.la directeur.trice de thèse, en accord avec le.la doctorant.e.
Si vous avez besoin d'aide pour remplir le formulaire dans l'ADUM, vous pourrez vous adresser au bureau de la Scolarité (Mme POTTIEZ/Mme FINE), qui valideront la conformité de la composition du jury en lien avec l'ED.
Rappels sur la composition du jury (voir arrêté du 25 mai 2016 modifié relatif à la formation doctorale), note de cadrage AMU :
— un jury doit comprendre entre 4 et 8 membres et doit être mixte (au moins 1 personne du sexe le moins représenté: règle AMU). Attention: dans l’hypothèse où le directeur et le codirecteur de thèse sont tous les deux membres du jury, il est recommandé de veiller à ce que le jury soit constitué d’au moins 5 membres (les 2 directeurs, considérés comme "internes" + 3 extérieurs). Il faut que, pour la délibération à laquelle ne participent pas les codirecteurs, puisse prendre part un nombre de membres supérieur à la moitié du jury (3 sur 5, par exemple).
— Il est composé au moins pour la moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l'École doctorale et à l'établissement d'inscription du doctorat et choisies en raison de leur compétences scientifiques ou professionnelles dans le champ de recherche concerné (Article 18). Dans la mesure du possible, on ne met pas deux membres extérieurs appartenant à la même unité de recherche.
— Les membres émérites ne peuvent pas représenter plus de 25% du jury. Au-delà de 25%, ils peuvent être "invités" (et donc siéger sans prendre part à la délibération).
— Il peut intégrer un EC AMU, mais ce n'est pas une obligation.
— un jury doit comprendre au moins 50% de PR (rangs A ou assimilés; pour les collègues étrangers); les MCF HDR appartiennent au rang B.
— Le jury peut comporter un membre non titulaire d'un doctorat, soit en tant qu'invité (pour ses connaissances et compétences relevant directement du sujet de thèse), soit en tant que membre à part entière, statut qui doit alors être dûment argumenté (NB : le Collège doctoral peut refuser ce statut et demander à ce que le membre soit seulement invité).
— Les membres non HDR doivent déposer auprès de la scolarité UN MOIS avant le "dépot" du dossier de demande de soutenance, un CV détaillé expliquant la pertinence de leur présence au jury qui sera étudiée par le Collège doctoral, qui se réunit généralement tous les 2ème lundi du mois.
— les pré-rapporteurs ne peuvent pas être internes à AMU ou à l'université d'un co-directeur éventuel; ils doivent être PR (rang A) ou MCF HDR (rang B). Un.e EC émérite peut être pré-rapporteur. Les deux pré-rapporteurs ne peuvent pas appartenir à la même unité de recherche. Les pré-rapporteurs ne peuvent pas avoir de publications co-signées avec le doctorant, ni avoir eu de liens professionnels avec le doctorant au cours des 5 dernières années.
— le.la président.e du jury doit être PR (rang A) et doit se trouver dans la salle au moment de la soutenance. Un.e EC émérite ne peut pas être président.e du jury. Le Président du jury devra être connu au moment du dépôt de la demande sur ADUM. Un pré-rapporteur peut être président de jury s'il est éligible à cette fonction.
— en cas de cotutelle, se rapporter à la convention établie en début de thèse (ou au dernier avenant signé) et respecter strictement ce qui a été prévu en matière de jury et de soutenance. Les membres externes doivent être extérieurs aux deux établissements.
— en cas de demande de visioconférence de la part d'un membre du jury, suivre les instructions.